Définissez les dates de début et de fin d’accès pour chacun de vos utilisateurs à l’aide de notre système de gestion des périodes d’accès. Définissez l’accès aux membres internes et externes de l’équipe. 👨🏻💻 👩🏼💻
Les possibilités sont les suivantes :
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L’accès expire après la date de fin : pas besoin de supprimer le compte manuellement.
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Accès illimité pour les utilisateurs
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Réactivation des anciens comptes
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Réutilisation de la licence d’un ancien utilisateur pour un autre membre de votre équipe
Dans cet article, nous vous montrons comment :
1. Définir la période d'accès pour un utilisateur déjà activé
Un de vos utilisateurs part bientôt ou vous souhaitez limiter l'accès aux externes ? Procédez comme suit : 👇
Étape 1 : rendez-vous dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».
Étape 2 : dans la colonne « Statut des licences » vous pouvez voir tous les utilisateurs activés avec un libellé vert « Actif ».
Étape 3 : faites défiler vers le bas pour trouver ou recherchez un utilisateur à l’aide de la barre de recherche et cliquez sur les 3 points à droite de la barre d’utilisateur.
Étape 4 : sélectionnez « Gérer les accès ».
Étape 5 : sélectionnez « Période d’accès » dans le menu de paramétrage du profil.
Étape 6 : cliquez sur le champ « Date de fin d’accès » ou sur l’icône du calendrier et sélectionnez une date de fin après laquelle l’utilisateur ne pourra plus accéder à la plateforme. Cliquez sur « Valider ».
Étape 7 : sélectionnez « Valider ».
Étape 8 : une boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous pouvez décider si vous souhaitez ou non informer l’utilisateur de sa période d’accès, par e-mail. Les options suivantes sont disponibles :
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Automatique : l’utilisateur recevra un e-mail généré automatiquement.
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Personnalisé : vous pouvez écrire un message personnalisé dans la zone de texte, puis un e-mail contenant votre message sera envoyé à cet utilisateur.
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Aucun : l’utilisateur ne sera pas averti.
Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications apportées.
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2. Accorder un accès illimité à un utilisateur
Oups... La date de fin approche ? 😬 Procédez comme suit pour accorder un accès illimité.
Suivez les étapes 1 à 5 ci-dessus.
Étape 6 : cliquez sur l’icône supprimer à côté de la date de fin d’accès sélectionnée pour donner à cet utilisateur un accès illimité.
Étape 7 : sélectionnez « Valider ».
Étape 8 : une boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous pouvez décider si vous souhaitez informer ou non l’utilisateur du changement de sa période d’accès, par e-mail. Les options suivantes sont disponibles :
-
Automatique : l’utilisateur recevra un e-mail généré automatiquement.
-
Personnalisé : vous pouvez écrire un message personnalisé dans la zone de texte, puis un e-mail contenant votre message sera envoyé à cet utilisateur.
-
Aucun : l’utilisateur ne sera pas averti.
Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications apportées.
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3. Définir la période d'accès pour un nouvel utilisateur
Vous n’avez pas encore ajouté un nouvel utilisateur ? Invitez-le et définissez leur période d’accès. 🆕
💡 Lisez d’abord : Comment inviter un nouvel utilisateur ?
Étape 1 : allez dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».
Étape 2 : cliquez sur « Invitation » en haut à droite de la page.
Étape 3 : dans le formulaire, renseignez les informations obligatoires relatives au nouvel utilisateur. Une fois cette étape terminée, cliquez sur « Paramètres avancés » pour ouvrir un menu déroulant.
Étape 4 : définissez la date de début d’accès en cliquant sur le champ du formulaire vide ou sur l’icône calendrier. Si vous souhaitez donner accès à cet utilisateur aujourd’hui, ne sélectionnez aucune date de début. Cliquez sur « Valider ».
Étape 5 : répétez l’étape 4 avec la date de fin d’accès.
❗️ Remarque : ne définissez pas de date de fin si vous souhaitez donner un accès illimité à cet utilisateur.
Étape 6 : sélectionnez « Valider » pour ajouter ce nouvel utilisateur qui recevra un e-mail d’invitation dans sa boite de réception.
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4. Réactiver un ancien compte
Vous pouvez réactiver à tout moment d’anciens comptes pour permettre à un utilisateur de retrouver l’accès à la plateforme. Tous ses anciens paramètres de profil, cours et créations sont sauvegardés et récupérés automatiquement. 🔙
Étape 1 : rendez-vous dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».
Étape 2 : retrouvez l’utilisateur inactif que vous souhaitez réactiver. Il est signalé par un libellé rouge « Inactif ».
Étape 3 : cliquez sur les 3 points à droite de la barre utilisateur.
Étape 4 : sélectionnez « Gérer les accès ».
Étape 5 : sélectionnez « Période d’accès » dans le menu de paramétrage du profil.
Étape 6 : cliquez sur l’icône supprimer de la date de début d’accès
❗️ Remarque : supprimez également la date de fin si vous souhaitez accorder un accès illimité à cet utilisateur.
Étape 7 : sélectionnez « Réactiver l’accès » pour réactiver le compte de cet utilisateur. Le compte est à nouveau actif.
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