Définissez les dates de début et de fin d’accès pour chacun de vos utilisateurs à l’aide de notre système de gestion des périodes d’accès. Définissez l’accès aux membres internes et externes de l’équipe. 👨🏻‍💻 👩🏼‍💻

Les possibilités sont les suivantes :

  • L’accès expire après la date de fin : pas besoin de supprimer le compte manuellement.

  • Accès illimité pour les utilisateurs

  • Réactivation des anciens comptes

  • Réutilisation de la licence d’un ancien utilisateur pour un autre membre de votre équipe

Dans cet article, nous vous montrons comment :

  1. Définir la période d'accès pour un utilisateur déjà activé

  2. Donner un accès illimité à un utilisateur

  3. Définir la période d'accès pour un nouvel utilisateur

  4. Réactiver un ancien compte


1. Définir la période d'accès pour un utilisateur déjà activé

Un de vos utilisateurs part bientôt ou vous souhaitez limiter l'accès aux externes ? Procédez comme suit : 👇

Étape 1 : rendez-vous dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».

Étape 2 : dans la colonne « Statut des licences » vous pouvez voir tous les utilisateurs activés avec un libellé vert « Actif ».

Étape 3 : faites défiler vers le bas pour trouver ou recherchez un utilisateur à l’aide de la barre de recherche et cliquez sur les 3 points à droite de la barre d’utilisateur.

Étape 4 : sélectionnez « Gérer les accès ».

Étape 5 : sélectionnez « Période d’accès » dans le menu de paramétrage du profil.

Étape 6 : cliquez sur le champ « Date de fin d’accès » ou sur l’icône du calendrier et sélectionnez une date de fin après laquelle l’utilisateur ne pourra plus accéder à la plateforme. Cliquez sur « Valider ».

Étape 7 : sélectionnez « Valider ».

Étape 8 : une boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous pouvez décider si vous souhaitez ou non informer l’utilisateur de sa période d’accès, par e-mail. Les options suivantes sont disponibles :

  • Automatique : l’utilisateur recevra un e-mail généré automatiquement.

  • Personnalisé : vous pouvez écrire un message personnalisé dans la zone de texte, puis un e-mail contenant votre message sera envoyé à cet utilisateur.

  • Aucun : l’utilisateur ne sera pas averti.

Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications apportées.

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2. Accorder un accès illimité à un utilisateur

Oups... La date de fin approche ? 😬 Procédez comme suit pour accorder un accès illimité.

Suivez les étapes 1 à 5 ci-dessus.

Étape 6 : cliquez sur l’icône supprimer à côté de la date de fin d’accès sélectionnée pour donner à cet utilisateur un accès illimité.

Étape 7 : sélectionnez « Valider ».

Étape 8 : une boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous pouvez décider si vous souhaitez informer ou non l’utilisateur du changement de sa période d’accès, par e-mail. Les options suivantes sont disponibles :

  • Automatique : l’utilisateur recevra un e-mail généré automatiquement.

  • Personnalisé : vous pouvez écrire un message personnalisé dans la zone de texte, puis un e-mail contenant votre message sera envoyé à cet utilisateur.

  • Aucun : l’utilisateur ne sera pas averti.

Cliquez sur « Valider » pour enregistrer les modifications apportées.

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3. Définir la période d'accès pour un nouvel utilisateur

Vous n’avez pas encore ajouté un nouvel utilisateur ? Invitez-le et définissez leur période d’accès. 🆕

💡 Lisez d’abord : Comment inviter un nouvel utilisateur ?

Étape 1 : allez dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».

Étape 2 : cliquez sur « Invitation » en haut à droite de la page.

Étape 3 : dans le formulaire, renseignez les informations obligatoires relatives au nouvel utilisateur. Une fois cette étape terminée, cliquez sur « Paramètres avancés » pour ouvrir un menu déroulant.

Étape 4 : définissez la date de début d’accès en cliquant sur le champ du formulaire vide ou sur l’icône calendrier. Si vous souhaitez donner accès à cet utilisateur aujourd’hui, ne sélectionnez aucune date de début. Cliquez sur « Valider ».

Étape 5 : répétez l’étape 4 avec la date de fin d’accès.

❗️ Remarque : ne définissez pas de date de fin si vous souhaitez donner un accès illimité à cet utilisateur.

Étape 6 : sélectionnez « Valider » pour ajouter ce nouvel utilisateur qui recevra un e-mail d’invitation dans sa boite de réception.

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4. Réactiver un ancien compte

Vous pouvez réactiver à tout moment d’anciens comptes pour permettre à un utilisateur de retrouver l’accès à la plateforme. Tous ses anciens paramètres de profil, cours et créations sont sauvegardés et récupérés automatiquement. 🔙

Étape 1 : rendez-vous dans « Utilisateurs » depuis votre interface « J’organise ».

Étape 2 : retrouvez l’utilisateur inactif que vous souhaitez réactiver. Il est signalé par un libellé rouge « Inactif ».

Étape 3 : cliquez sur les 3 points à droite de la barre utilisateur.

Étape 4 : sélectionnez « Gérer les accès ».

Étape 5 : sélectionnez « Période d’accès » dans le menu de paramétrage du profil.

Étape 6 : cliquez sur l’icône supprimer de la date de début d’accès

❗️ Remarque : supprimez également la date de fin si vous souhaitez accorder un accès illimité à cet utilisateur.

Étape 7 : sélectionnez « Réactiver l’accès » pour réactiver le compte de cet utilisateur. Le compte est à nouveau actif.


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